Dịch vụ Giới thiệu chuyên gia tư vấn Hoạt động Liên hệ
Trang chủ > Giao tiếp với nhân viên người nước ngoài
Communication

Cái "không truyền đạt được" ấy,
có phải là vấn đề ngôn ngữ?

Rào cản trong giao tiếp với nhân viên người nước ngoài không nằm ở khả năng ngoại ngữ, mà xuất phát từ việc những tiền đề "hiển nhiên" như báo cáo, xác nhận và tiêu chuẩn chất lượng không được chia sẻ. Để giải quyết, cần song hành hai việc: làm rõ và văn bản hóa, cùng với nỗ lực hiểu ngôn ngữ của đối phương.

Ngày đăng: / Ngày cập nhật:

Trang này được dịch từ tiếng Nhật bằng AI. Nếu có điểm chưa rõ, vui lòng tham khảo bản tiếng Nhật.

Nỗi sốt ruột khi chỉ thị không đến được và báo cáo không được gửi lên

Những ngày mệt mỏi vì giao tiếp với nhân viên người nước ngoài...

Rào cản giao tiếp với nhân viên người nước ngoài là vấn đề nảy sinh không phải do chênh lệch về khả năng ngoại ngữ, mà do hai bên không nhìn thấy những tiền đề "hiển nhiên" của nhau như báo cáo, xác nhận và tiêu chuẩn chất lượng.

Giải thích bao nhiêu lần vẫn nhận lại cùng một câu hỏi. Đã nói "Tôi hiểu rồi" nhưng sản phẩm làm ra lại khác hẳn. Không thấy báo cáo nên tự mình đi hỏi thì được trả lời "Không có vấn đề gì ạ", rồi sau đó mới phát hiện ra vấn đề lớn.

Ngay cả với nhân viên nói được tiếng Nhật ở mức nhất định, những sắc thái tinh tế vẫn không truyền đạt được. Đã dặn "làm gấp nhé" mà sang tuần sau vẫn chưa thấy động tĩnh. Dặn "làm cẩn thận nhé" thì lần này lại mất quá nhiều thời gian.

Vậy trao đổi bằng tiếng Anh thì có ổn không? Cũng không hẳn. Với đối phương, tiếng Anh cũng không phải tiếng mẹ đẻ. Khi cả hai cùng nói bằng ngôn ngữ thứ hai, tưởng như đã hiểu nhau nhưng thực ra vẫn lệch nhau đôi chút. Và chúng ta không nhận ra sự lệch nhau đó.

"Không thể làm tốt hơn một chút được sao?" - có lẽ không chỉ riêng bạn nghĩ như vậy.

Vì sao giao tiếp với nhân viên người nước ngoài không thể giải quyết chỉ bằng năng lực ngôn ngữ

Khi giao tiếp với nhân viên người nước ngoài không suôn sẻ, nhiều nhà quản lý cho rằng đó là "vấn đề trình độ tiếng Nhật". Thế nhưng, ngay cả với nhân viên đã có chứng chỉ năng lực tiếng Nhật N2, vấn đề tương tự vẫn xảy ra.

Nguyên nhân thực sự nằm ở chỗ những tiền đề mà mỗi bên cho là "hiển nhiên" lại khác nhau.

Ví dụ như "Hō-Ren-Sō (báo cáo, liên lạc, trao đổi)". Khái niệm mà người Nhật được dạy kỹ ngay từ năm đầu đi làm này lại là điều xa lạ với nhiều người nước ngoài. Ngay từ đầu, tiêu chuẩn "báo cáo điều gì, khi nào, cho ai" đã không được chia sẻ.

"Tiêu chuẩn chất lượng" cũng vậy. Ngưỡng "thế này là được" khác nhau. Mức mà người Nhật thấy "muốn làm cẩn thận hơn chút nữa" thì với nhân viên người nước ngoài có khi đã là mức "làm đủ rồi". Đây không phải là làm qua loa, mà chỉ là định nghĩa về "đủ" khác nhau mà thôi.

Môi trường sinh ra và lớn lên khác nhau thì cách suy nghĩ cũng khác nhau. Đây là điều hiển nhiên. Thế nhưng, vì quá hiển nhiên nên không ai để ý. Do đó, vấn đề bộc lộ ra dưới hình thức "sự lệch nhau về tiền đề".

Cách nghĩ về quản lý nhân viên không kết luận đơn giản là "vì là người Việt Nam"

Khi làm việc với người Việt Nam, ta dễ bị cám dỗ muốn hiểu đối phương qua khuôn mẫu "người Việt Nam là như thế này". Trên thực tế, "khuynh hướng" về tính cách dân tộc là có tồn tại.

Tuy nhiên, khuynh hướng chung và từng cá nhân là hai chuyện khác nhau.

Hỏi chuyện 10 người Việt Nam thì không thể nào cả 10 người đều trả lời giống nhau. Với người Nhật hẳn cũng vậy.

Bản thân tôi, khi mới đến Việt Nam, đã nhiều lần nghe các tiền bối người Nhật nói rằng "người Việt Nam là X". Kết quả là tôi bị xoay vòng bởi đủ loại "người Việt Nam thì...". Ý kiến tham khảo là quan trọng, nhưng cuối cùng điều nên tin là những gì chính mình đã nhìn thấy và cảm nhận.

Cách giải quyết cuối cùng là đưa ra phán quyết dựa trên "vì đây là quy định của công ty" hoặc "vì đây là quyết định của người phụ trách". Việt Nam hay Nhật Bản không liên quan gì đến quy định của công ty.

5 lý do nhân viên người nước ngoài không báo cáo lên

Chỉ riêng một triệu chứng "không báo cáo lên" thôi cũng có thể có nhiều nguyên nhân.

1. Rào cản ngôn ngữ.
Truyền đạt sắc thái tinh tế bằng tiếng Nhật là việc khó, kể cả với nhân viên giao tiếp hằng ngày được. Dù biết nội dung cần báo cáo, nhưng vì không thể nói chính xác bằng tiếng Nhật nên họ im lặng.

2. Ngại cấp trên.
Nếu báo cáo vấn đề, liệu mình có bị coi là "người phiền phức" không? Nếu cấp trên trông có vẻ bận rộn thì lại càng khó lên tiếng.

3. Từng bị khiển trách trong quá khứ.
Trước đây từng bị mắng khi báo cáo. Hoặc đã thấy nhân viên khác bị mắng. Một bài học "báo cáo = bị mắng" đã hình thành.

4. Tiêu chuẩn "cần báo cáo điều gì" khác nhau.
Có những tình huống người Nhật cho là cần báo cáo, nhưng nhân viên người nước ngoài lại đánh giá rằng "chuyện này chưa đến mức phải báo cáo". Bản thân tiêu chuẩn đã không được chia sẻ.

5. Không nhận thức được sự cần thiết của việc báo cáo.
Nếu đến từ một nền văn hóa vốn không có khái niệm "báo cáo tiến độ giữa chừng", thì "làm xong rồi mới báo cáo" đã trở thành điều đương nhiên.

Những rào cản này không thể vượt qua chỉ bằng đào tạo ngoại ngữ. Cần xử lý đồng thời nhiều tầng: ngôn ngữ, tâm lý, văn hóa và cơ cấu.

"Văn bản hóa" để thu hẹp sự lệch nhau về tiền đề với nhân viên người nước ngoài

Ở Nhật Bản, "không cần nói cũng hiểu ý" được coi là một đức tính. Thế nhưng, chính đức tính này lại trở thành rào cản lớn nhất trong giao tiếp với người nước ngoài.

Chỉ giữ lại những người biết "đoán ý" - trong thời đại thiếu hụt nhân lực, điều đó thật vô lý.

Điều cần làm là truyền đạt một cách rõ ràng. Văn bản hóa quy định. Cho thấy cụ thể chất lượng mong muốn. Định nghĩa thời điểm và nội dung báo cáo. Từng bước biến "không nói chắc cũng hiểu" thành "có ghi lại nên có thể kiểm tra".

Văn bản hóa là lý tưởng, nhưng nếu điều đó khó, hãy truyền đạt suy nghĩ của mình trong công việc hằng ngày, dù còn mơ hồ cũng được. Điều này cũng đúng khi đối phương là người Nhật.

Một điều quan trọng nữa là nỗ lực nói bằng ngôn ngữ của đối phương. Khi qua phiên dịch, dù kỹ năng cao đến đâu, lời nói cũng trở thành "lời của người khác" và sức thuyết phục giảm đi. Giống như ngay giữa người Nhật với nhau, nội dung cũng bị thay đổi qua trò chơi truyền tin. Khi qua bản dịch, chỉ riêng việc ngôn ngữ khác nhau đã khiến nội dung ít nhiều bị lệch là điều khó tránh. Và điều lớn hơn cả nội dung chính là sự lệch về "ấn tượng".

Dù còn vấp váp, hãy truyền đạt trực tiếp bằng lời của chính mình. Chỉ như vậy thôi, cách đối phương tiếp nhận đã thay đổi.

Và trên hết là dành thời gian để thấu hiểu. Bộ não của một người vừa đến môi trường mới đã phải hoạt động hết công suất. Đất nước mới, ngôn ngữ mới, nơi làm việc mới. Không khí khác, đồ ăn cũng khác. Đó không phải là "chậm hiểu", mà chỉ là lượng thông tin đã vượt quá khả năng xử lý của não. Ít nhất cho đến khi công việc dần đi vào nề nếp, nên tập trung vào việc thấu hiểu đối phương. Hiếm có ai "vì bận nên để sau" mà vẫn đưa ra được chỉ thị và quyết định chính xác.

Đây không chỉ là chuyện của phía nhân viên người nước ngoài. Điều tương tự cũng đúng với phía nhà quản lý tiếp nhận người nước ngoài.