Báo cáo của cơ sở ở nước ngoài "khó đọc" là tình trạng mà dù nhìn vào các con số trong báo cáo gửi về từ công ty con tại địa phương hay công ty con ở nước ngoài, chúng vẫn không thể trở thành căn cứ cho các quyết định kinh doanh. Phần lớn vấn đề này không xuất phát từ việc người báo cáo thiếu kỹ năng, mà từ việc trụ sở chính chưa xác định và chia sẻ rõ "muốn biết điều gì, ở mức độ chi tiết nào và nhằm mục đích gì".
Article
Vì sao báo cáo từ địa phương
"khó đọc"
Báo cáo từ các cơ sở ở nước ngoài trở nên "khó đọc" đôi khi là do phía trụ sở chính chưa xác định và chia sẻ rõ "muốn biết điều gì, ở mức độ chi tiết nào và nhằm mục đích gì".
Điểm xuất phát nằm ở việc sắp xếp lại các câu hỏi của chính trụ sở chính.
Trang này được dịch từ tiếng Nhật bằng AI. Nếu có điểm chưa rõ, vui lòng tham khảo bản tiếng Nhật.
Có báo cáo nhưng không dùng được để ra quyết định
Mỗi tháng, báo cáo được gửi về từ công ty con tại địa phương hay các cơ sở ở nước ngoài. Doanh thu, chi phí, số lượng nhân sự, tỷ lệ tiến độ - các con số được liệt kê đầy đủ.
Thế nhưng, đứng trước những con số đó, ta vẫn không hiểu "rốt cuộc thì tình hình thế nào". So với tháng trước là tăng hay giảm, và điều đó là tốt hay xấu. Hỏi lại thì cũng không nhận được câu trả lời đúng trọng tâm.
Thử thay đổi mẫu báo cáo. Thử thêm hạng mục. Vậy mà tình hình vẫn không thay đổi. Dần dần, ngay cả việc mở báo cáo ra cũng trở nên ngại ngần, và khi nhận ra thì báo cáo của mấy tháng đã dồn lại...
Sẽ là vội vàng nếu quy vấn đề này cho "năng lực yếu kém của người phụ trách tại địa phương".
Nguyên nhân mang tính cấu trúc khiến báo cáo của cơ sở ở nước ngoài không ăn khớp
Nguyên nhân khiến báo cáo "khó đọc" trong nhiều trường hợp trải rộng trên nhiều tầng.
Phía trụ sở chính chưa xác định "muốn biết điều gì".
Yêu cầu "hãy báo cáo cho đàng hoàng" thực ra rất mơ hồ. Muốn con số nào, ở mức độ chi tiết nào, dưới dạng có thể so sánh với cái gì, và nộp trước khi nào. Nếu những điều đó không được văn bản hóa, người phụ trách tại địa phương chỉ còn cách lập báo cáo theo cách hiểu của riêng mình. Kết quả là phát sinh độ lệch giữa điều trụ sở chính mong muốn và điều phía địa phương đưa ra.
Rào cản ngôn ngữ làm giảm độ chính xác.
Ngay cả khi báo cáo được viết bằng tiếng Nhật, nếu người lập không phải người bản ngữ tiếng Nhật thì những sắc thái tinh tế có thể bị mất đi. Dù có ghi "không có vấn đề", chỉ nhìn câu chữ thì không thể phán đoán đó là "đang thuận lợi" hay là "chưa nắm được hết nhưng không nhận thấy bất thường gì đặc biệt". Ngược lại, cũng có trường hợp phía trụ sở chính không đọc được báo cáo viết bằng ngôn ngữ địa phương.
Địa phương có luật pháp, chuẩn mực kế toán và tập quán riêng.
Ví dụ, việc các tài khoản kế toán hay cách phân loại chi phí dùng trong kế toán quản trị của Nhật không khớp với chế độ kế toán tại địa phương không phải là hiếm. Do cách phân loại về thuế, cơ chế bảo hiểm xã hội và tập quán ngành ở địa phương khác với Nhật Bản, bản thân ý nghĩa của các con số cũng có thể bị lệch. Nếu cố áp vào mẫu biểu mà trụ sở chính quen dùng, người phụ trách tại địa phương sẽ bị buộc phải thực hiện những thao tác chuyển đổi gượng ép.
Chưa tính đến sự khác biệt về kinh nghiệm và kỹ năng.
Giữa người có kinh nghiệm về kế toán quản trị hay thiết kế KPI tại trụ sở chính và người phụ trách kế toán hay hành chính tổng hợp tại địa phương, kiến thức nền tảng để xử lý con số là khác nhau. Có người được bảo "hãy đưa con số này" thì đưa được, nhưng cũng có người ngay từ đầu đã không biết phải tổng hợp cái gì để ra con số đó. Áp đặt mà không định nghĩa rõ sẽ tạo gánh nặng quá lớn cho đối phương.
Góc nhìn của người phụ trách tại địa phương
Đến đây, chúng ta đã sắp xếp lại các nguyên nhân khiến "báo cáo khó đọc" nhìn từ phía trụ sở chính. Vậy phía địa phương, nơi lập báo cáo, đang ở trong hoàn cảnh như thế nào?
Đối với người phụ trách kế toán hay quản lý tại địa phương, việc lập báo cáo gửi trụ sở chính là công việc phát sinh thêm ngoài nhiệm vụ chính. Vừa phải xử lý công việc hằng ngày - kê khai thuế tại địa phương, thủ tục bảo hiểm xã hội, giải quyết các vấn đề của nhân viên - vừa phải chuyển đổi số liệu sang mẫu biểu trụ sở chính yêu cầu và trình bày bằng tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh).
Dù trụ sở chính có nói "muốn có con số này", không phải lúc nào cũng có thể lấy trực tiếp con số đó từ hệ thống kế toán tại địa phương. Đôi khi cần phải quy đổi tài khoản kế toán địa phương sang cách phân loại của phía Nhật. Để đánh giá việc quy đổi đó có đúng hay không, cần hiểu được ý đồ kế toán quản trị của phía Nhật, nhưng trong nhiều trường hợp điều đó lại không được chia sẻ.
Hơn nữa, địa phương có những ưu tiên riêng. Hạn kê khai với cơ quan thuế, làm việc với kiểm toán, gia hạn giấy phép lao động - những việc này có thời hạn nghiêm ngặt hơn báo cáo tháng gửi trụ sở chính và không thể trì hoãn. Việc báo cáo cho trụ sở chính bị chậm trễ nhiều khi không phải do lơ là, mà là một quyết định hợp lý trong môi trường làm việc tại địa phương.
Liệu có thật sự cần yêu cầu gì thêm ở phía địa phương để nâng cao chất lượng báo cáo, hay chỉ cần trụ sở chính thay đổi "cách đặt câu hỏi" là tình hình sẽ được cải thiện. Việc nhận định rõ điều này chính là điểm xuất phát của vấn đề.