外国人社員のマネジメント
社内ルールのAI検索
社内規程やマニュアルについて、社員が生成AIに質問し、必要な情報を自分で調べられる環境を整えます。
外国人社員も母語で質問でき、回答だけでなく、その根拠となる文書や該当箇所を確認できるようにします。
対象となる社内文書の確認から、AIツールへの登録、質問と回答の確認、利用開始に向けた準備まで対応します。
AI検索の利用イメージ
社員が母語で質問すると、登録された社内規程やマニュアルをもとにAIが回答します。
例えば、ベトナム人社員が「Làm thế nào để xin nghỉ phép?（休暇はどう申請しますか？）」とベトナム語で質問し、日本語の就業規則や勤怠ルールから必要な情報を探す、といった使い方です。工場であれば、設備にエラーが表示されたときに、関連する業務マニュアルから確認事項や対応手順を調べる使い方も考えられます。日本語で書かれた社内資料でも、自国の言葉で質問し、回答を確認できることが生成AIを活用する利点の一つです。
※ 原則として回答には参照元の文書や該当箇所を併記しますが、表示の正確性は利用するAIモデルやサービスによって異なります。
AI検索の前提
社内ルールの明文化
AI検索では、参照できる文書に必要なルールが記載されていることが重要です。口頭で伝えている決まりなど、文書になっていない内容は、必要に応じて明文化します。
社内ルールの明文化を見る登録する文書の選定
社内規程やマニュアルの中から、AI検索の対象とする文書を選びます。古い版や内容が重複・矛盾する文書を混在させないよう、登録する文書を確認します。
導入の進め方
ChatGPTやNotebookLMなど、既存のAIサービスを活用する方法を基本とします。一方、社内の情報管理や業務の進め方によっては、既存サービスだけでは対応しきれない場合もあります。そのような場合は、貴社の運用に合わせた個別のシステム開発もお引き受けします。開発内容や対応可否、費用は、ご相談のうえ決定します。
社内文書の選定・整備
AI検索の対象とする社内規程やマニュアルを選びます。必要に応じて古い版や重複する文書を整理し、AIが参照できるように準備します。
AIに登録する文書は、原則として電子データでご用意いただきます。紙の資料しかない場合は、お客様側でスキャンしてPDF化していただきます。手書きの資料など、AIが文字を正しく読み取れないものは、人手による文字起こしやデータ入力が必要になる場合があります。その場合の作業方法や追加費用、スケジュールは個別にご相談します。
AI検索環境の設定・導入
ChatGPTやNotebookLMなどを使い、選定した社内規程やマニュアルを登録して、社員がAI検索を利用できる環境を整えます。
導入先のご担当者と実際に質問・回答を確認し、参照元の表示や使い方を確認したうえで、社員が利用を始められるようにします。
対象となる文書の量や、ご依頼いただく作業範囲によって必要な準備は異なります。具体的な作業内容と費用は、個別にご案内します。
生成AIの回答は、常に正確であるとは限りません。重要な事項については、元の社内規程やマニュアルをご確認ください。
関連コラム
担当コンサルタント
異文化マネジメントコンサルタント
ベトナム法人を13年間経営し、社内ルールの作成やIT・情報セキュリティ、ISMSの運用に携わってきました。
Webシステムの開発経験に加え、生成AIを開発や日々の業務に活用しています。
このサービスでは、AIツールの機能だけでなく、参照する社内文書の内容や、利用者が閲覧できる情報の範囲も確認しながら、実際の業務で利用できるようにします。
よくあるご質問
AIが社内ルールについて間違った回答をすることはありませんか？
誤回答のリスクを抑えるため、利用者から明確に別の依頼がない限り、推測や一般論を交えず、社内文書に書かれた内容をもとに回答するよう設定します。
Gemini Notebook（旧NotebookLM）には、回答の根拠となる資料や該当箇所を示す仕組みが初めから備わっています。それ以外のAIサービスでも、回答の参照元を明示するよう基本指示を設定します。
導入時には、実際に社員の方に利用していただく検証期間を設けます。問題のある回答が見つかった場合は、基本指示や参照する文書を調整し、誤回答のリスクを抑えます。ただし、ご懸念のとおり、生成AIによる回答には誤りが生じる可能性が残ります。
社内の文書は、どのようにAIに読み込ませますか？
就業規則や業務マニュアルなどをPDFやWordなどの電子ファイルとして登録するほか、Google DriveやMicrosoft SharePointに保存された文書を直接参照できるAIサービスもあります。利用できる連携方法は、AIサービスの種類や契約プラン、社内の管理者設定によって異なります。
対象となる文書の選定・整理から、AIサービスへの登録や連携設定まで対応します。原則として文書は電子データでご用意いただき、紙の資料しかない場合は、お客様側でスキャンしてPDF化していただきます。
なお、手書きの資料は、PDF化してもAIが文字を正しく読み取れない場合があります。その場合は、人手による文字起こしやデータ入力が必要になるため、作業方法や追加費用、スケジュールについて個別にご相談します。
社内にIT担当者がいなくても導入できますか？
はい。対象となる社内文書の選定・整理から、AIサービスへの登録、社員の方による検証、利用開始までの準備を支援します。
AIサービスの利用には、お客様側でアカウントをご用意いただく必要があります。利用する機能によっては、有料プランの契約も必要になります。また、Google DriveやSharePointとの連携に管理者の承認や設定が必要な場合は、手順をご案内するほか、設定作業もご依頼いただけます。具体的な対応範囲は、事前にご相談のうえ決定します。
初回無料相談
社内規程やマニュアルを、社員が自分で調べられるようにしたいとお考えの場合は、まずはご相談ください。
現在使用している文書や、社員から寄せられる質問、どのような情報を調べられるようにしたいかなどを伺います。
ご相談内容を踏まえ、導入に必要な準備や作業範囲をご案内します。具体的なご依頼をご希望の場合は、内容と費用をお伝えします。
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