社内資料の翻訳・解説資料制作

原因は一つとは限りません。言語そのものの問題に加え、読み手がこれまでに経験してきた職場や働き方の違いも関係します。

例えば、日本語特有の言い回しや、主語・説明が省略された文章は、翻訳の過程で本来の意図とは異なる意味に解釈されることがあります。また、翻訳自体は正確でも、日本の職場では当たり前とされている事柄について、背景や理由が説明されていなければ、内容を十分に理解することは難しくなります。

HIクロスマネジメントでは、文書の作成・編集経験と、ベトナムで13年間、現地法人を経営し、社内ルールの作成や社員への説明を行ってきた経験を生かして、原文の表現や説明方法を検討します。

単に翻訳するだけでなく、誤解されやすい表現を確認し、必要に応じて理由や具体例、図などを加えます。ただし、説明を増やしすぎると重要な点が伝わりにくくなるため、何をどこまで説明するかも考慮して解説資料を制作します。

日常業務で必要なルールを確認するための資料であれば、翻訳文書が基本となります。一方、入社時の説明や社内研修などでは、要点をまとめたスライドや、スライドにナレーションを付けた動画が役立つ場合があります。

例えば、就業規則は翻訳文書として用意し、遅刻・欠勤時の連絡方法や情報管理上の注意点など、日々の業務に関わる内容を別の解説資料にまとめる方法もあります。

元の文書の内容や使用目的、実際に資料を使う場面などを伺い、どの形式が適しているかをお客様と相談して決めます。必ずしもすべての形式を制作する必要はありません。

生成AIは翻訳作業を効率化するために活用しますが、英語・ベトナム語については、AIの出力をそのまま納品するわけではありません。人が原文と照らし合わせ、意味の違いや不自然な表現を確認し、必要な修正を行います。

特にベトナム語については、日越ビジネス通訳・翻訳の経験を持つ、ベトナム語を母語とする者が確認に携わります。

また、社内固有の用語や、原文だけでは意味を判断できない箇所については、お客様に確認します。こちらの判断で規程の内容を変更することはありません。

なお、英語・ベトナム語以外の言語については、原則として生成AIによる翻訳となり、翻訳先言語の人的チェックは含みません。

必ずしも、すべてを翻訳し直す必要はありません。

既存の翻訳文書と日本語の原文を照らし合わせ、意味が正しく伝わっているか、不自然な表現がないかなどを確認します。

そのうえで、修正が必要な箇所を検討します。社内ルール自体が変更されている場合は、現在の内容との整合性も確認します。

既存の翻訳を生かせる部分は活用し、必要な範囲を修正する方法もご提案できます。