ルール作成代行
社内ルールの明文化
外国人社員・ベトナム人社員に社内ルールが伝わらない、守られないと感じるとき、その原因は口頭や慣習で伝えているルールにあることが多くあります。
会社の決まりごとを、社員が読んで理解できる文書にします。
口頭で伝えているルール、長年の慣習、説明が不足している決まりなど、文書にする内容はさまざまです。
現在の社内ルールや仕事の進め方を伺い、社員が必要なときに確認できるルール集や手順書などを作成します。
何を文書にするか決まっていない段階からでも、ご相談いただけます。
外国人社員に伝わりにくい社内ルールの例
文書にできるのは、就業規則のような大きな規程だけではありません。日々の仕事で必要となる細かな決まりも対象です。以下は一例です。
- 遅刻・欠勤・休暇の連絡方法
- 社内情報・顧客情報の取り扱い
- 業務の引き継ぎ
- 勤怠の申請・修正方法
- 評価面談の進め方・目標設定のルール
- 申請方法と承認者
- 社用PC・個人端末の利用ルール
- 報告・相談するタイミング
- 写真・データ・文書の社外持ち出し
- 上司に確認する範囲
- SNS利用ルール
- 寮・社宅・共用設備の利用ルール
- 服装や設備利用など職場内の決まり
社内規程や業務マニュアルが整備されていても、実際の仕事では、文書に書かれていない判断が必要になることがあります。例えば、製品やサービスの品質に問題が見つかったとき、誰が影響範囲を確認し、どの段階で上司や顧客へ報告するのかが、担当者の経験や慣習に任されている場合です。普段は問題なく対応できていても、担当者が替わると判断や対応が異なることがあります。こうした実務上の判断や連絡の手順についても、必要な内容を確認して文書にします。
口頭・慣習のルールの確認と文書化
社内ルールには、会社として正式に決めたことと、長年の慣習で続いていることが混在している場合があります。
就業規則やマニュアル、社内通知などを確認し、実際の仕事の進め方も伺いながら、文書にする内容を確認します。
聞き取りを進めると、部署や担当者によって、同じルールについて異なる説明をしていることが分かる場合もあります。そのようなときは、こちらで一つのルールを選んで決めるのではなく、説明の違いと確認が必要な事項をお客様に示します。会社として採用する内容を判断していただいたうえで、文書にまとめます。
会社として新たに決める必要がある事項については、選択肢や参考例を提示します。最終的な決定はお客様に行っていただき、決まった内容を文書にします。
完成する文書は、ルール集、手順書、チェックリスト、FAQなど、使用目的に合わせて作成します。
サービスのご利用方法
スポットでのご依頼
一つのルールだけを文書にする場合も、複数の業務をまとめて文書にする場合も、ご依頼いただけます。
何を文書にするか決まっていない場合は、現在の社内ルールや、社員への説明で困っていることなどを伺います。
既存資料の有無、聞き取りが必要な範囲、作成する文書の種類や分量などを確認し、お見積もりします。
月額契約をご利用の場合
外国人社員のマネジメント相談を月額契約でご利用の場合は、小規模なルールの文書化や既存文書のレビューなどを、あらかじめ契約に含めることもできます。
まとまった聞き取りや文書作成が必要になった場合は、契約内容や作業範囲に応じて、別途ご相談のうえ対応します。
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担当コンサルタント
異文化マネジメントコンサルタント
ビジネス出版社で取材・執筆・編集に携わった後、日本のIT企業でエンジニア、プロジェクトマネージャー、管理職を務めました。その後、ベトナム法人とカンボジア法人の立ち上げに関わりました。
特にベトナムでは、13年間の会社経営を通じて、会社の発展に合わせた社内ルールや組織体制を自ら作り、実情に即した運営を続けてきました。
文書の作成・編集と、会社のルールを作って実際に運用してきた経験の両方を、このサービスに生かしています。
よくあるご質問
社内ルールの文書が新旧入り混じっており、まず整理が必要な状態です。どのように進めますか？
まず、既存の規程やマニュアル、社内通知などを確認し、現在の業務で実際に使われているルールについてもお話を伺います。
そのうえで、残すルール、変更するルール、新たに文書化するルールを確認し、現在の業務に合った内容に整えていきます。
会社として判断が必要な事項については、参考例や選択肢を提示します。最終的な決定はお客様に行っていただき、決まった内容をルール集や手順書などにまとめます。
外国人社員にわかりやすい文書とは、どういうことですか？
単に日本語をやさしくしたり、細かく説明したりするだけではありません。説明が多すぎると、かえって重要な点が伝わりにくくなることもあります。
大切なのは、読み手がこれまでに経験してきた職場や働き方を考慮することです。例えば、日本の職場では説明するまでもないと思われていることでも、外国人社員にはその理由や必要性から説明した方が伝わる場合があります。
そのため、何を説明する必要があるのかを考え、重要な点を絞り、必要に応じて理由や具体例を添えます。情報量や説明の順序、文書の形式も工夫し、社員が理解しやすく、必要なときに確認しやすい文書を目指します。
社内ルールの多くを口頭で伝えており、既存の文書がほとんどありません。何から始めればよいでしょうか？
まず、現在どのようなルールがあり、日々の業務でどのように伝えられ、運用されているのかをお伺いします。
すべてのルールを一度に文書化する必要はありません。社員から質問が多いことや、説明する人によって伝え方が異なることなどを確認し、優先して文書にする内容を検討します。
会社として決める必要がある事項については、参考例や選択肢を提示します。最終的な内容はお客様に決めていただき、必要な範囲から順に文書化します。
初回無料相談
社内ルールを文書にしたいものの、何から始めればよいか分からない場合も、まずはご相談ください。
現在の社内ルールや、社員への説明で困っていることなどを伺います。作成する文書の内容や依頼する範囲が決まっていなくても構いません。
具体的な文書作成をご希望の場合は、作業内容と費用をご案内します。
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